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Was ist Process Mining?

Autor:

Tobias Rother, GF

Tobias Rother, GF

Process Mining ist eine an der Universität Eindhoven erforschte Grundlagentechnologie für die Analyse von Geschäftsprozessen.

Visualisierung eines SAP P2P Prozesses mit Disco

 

Bild links: Process Mining Visualisierung eines SAP P2P Prozesses mit Disco von Fluxicon.

 

 

Auf die in Datenbanken (z.B. Process Logs von ERP-Systemen) gespeicherten prozessbezogenen Informationen wird ein softwaregestütztes Reverse Engineering-Verfahren angewendet. Dabei werden die tatsächlich ausgeführten Ist-Prozesse rekonstruiert und visualisiert. Im Gegensatz zur klassischen Datenanalyse entstehen dabei nicht eindimensionale Dokumente, sondern mehrdimensionale Prozessbilder.

Neben statistischen Informationen zu Geschäftsprozessen (z.B. Prozessleistungsdaten), bietet Process Mining bildgebende Verfahren zur

  1. Visualisierung der tatsächlich im Unternehmen gelebten Ist-Prozesse (Process Discovery)
  2. Ermittlung von abweichendem Prozessverhalten (Conformance Checking)
  3. Erkennung von Ineffizienzen und potenziellen Risiken (Enhancement)

 

Motivation für Process Mining

Die Optimierung von Geschäftsprozessen vor dem Hintergrund von Reorganisation, Effizienzsteigerung und Risikoreduzierung ist aus erfolgreichen Unternehmen nicht wegzudenken. Anhand von Best Practices oder Global Process Templates sind neue Geschäftsprozesse schnell definiert. In den letzten Jahren hat jedoch die Komplexität der Unternehmens- und IT-Welt zugenommen. Die Konsequenz: Die Beurteilung der wesentlichen Kriterien von Geschäftsprozessen (Qualität, Zeit und Kosten) wird zunehmend schwieriger.

Das Feststellen der Ist-Prozesse mittels Interviews, Workshops, Selbstaufschreibungen und Schätzverfahren ist aufwendig und teuer. Wesentliche Fragen bleiben bei der Prozessaufnahme häufig unbeantwortet. Mitarbeiterbefragungen und Fragebögen liefern nur eine subjektive Sichtweise auf die jeweilige Arbeitssituation. Eine objektive Grundlage fehlt. Dazu kommt, dass gelebte Geschäftsprozesse sich in der Praxis oft erheblich von dokumentierten Geschäftsprozessen unterscheiden.

Neue Impulse für die Prozessoptimierung

Process Mining unterstützt Unternehmen bei der effektiven Nutzung der in IT-Systemen gespeicherten Daten. Die diagnostische Qualität der Prozessbilder beschleunigt und erleichtert das Erkennen von Risiken sowie unproduktiven Vorgehensweisen im Unternehmen.

Process Mining schafft eine faktenbasierte Grundlage für die Prozessoptimierung. Systemgestützt ermittelte Process Performance Indikatoren machen den Leistungszustand von Geschäftsprozessen quantifizierbar. Eine toolgestützte ERP-Prozessdatenanalyse bietet eine objektiv ermittelte Grundlage für die Bewertung der tatsächlichen Ist-Prozesse.

Process Mining basierte Prozessanalysen bieten Zeit- und Kostenvorteile im Vergleich zur klassischen Prozessaufnahme. Da die manuelle Aufnahme von Daten in den Fachbereichen, die Beobachtung von Abläufen, sowie Selbstaufschreibungen von Mitarbeitern im Grunde genommen entfallen, lassen sich Aufwand und Kosten für die Erhebung von Daten im Unternehmen deutlich reduzieren. Geschäftsprozesse müssen zum Zweck der Analyse im Rahmen von Interviews nicht erhoben werden. Prozesskennzahlen müssen in Workshops nicht geschätzt werden. Das Tagesgeschäft der Mitarbeiter wird im Rahmen Process Mining-basierter Analysen nicht beeinträchtigt.

Process Mining Anwendungsfelder

Am häufigsten wird Process Mining zur Leistungsüberprüfung bestehender Prozesse vor Beginn einer Optimierungsmaßnahme, sowie im Rahmen von kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen eingesetzt. Process Mining bietet damit einen komplementären Ansatz für Prozessverbesserungs-methoden wie Six Sigma, Lean oder Kaizen und leistet einen wertvollen Beitrag im Rahmen der Überprüfung des Verbesserungserfolgs.

Mehr über Process Mining erfahren

Das in mehr als zehn Sprachen verfügbare Process Mining Manifesto des Data Mining Technical Committees (DMTC) der IEEE Computational Intelligence Society, bietet zum Thema Process Mining weiterführende Informationen über Leitsätze, den aktuellen Stand der Forschung und Herausforderungen: http://www.win.tue.nl/ieeetfpm/doku.php.

Fachartikel über Process Mining am Beispiel eines Beschaffungsprozesses: http://prozessanalyse.org/wp-content/uploads/2014/07/Computergestützte-Prozessprüfunge-Purchase-to-Pay_Accorsi_Rother-1.pdf (Link nicht mehr aktiv)

Die Process Analytics Factory bietet verschiedene praxisorientierte Expertenseminare sowie kostenlose Webinare zum Thema Process Mining: http://prozessanalyse.org/process-mining/

Autoren:

Urszula Jessen und Tobias Rother, Process Mining ExpertenProcess Analytics Factory, www.prozessanalyse.org

Weiterhin können Sie auch auf dem KVP Kongress 2015 mehr Informationen über Process Mining aus erster Hand erhalten und weiteren spannenden Themen begegnen.

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Methode vorgestellt – Auf Tour mit dem Ideenmobil!

Unternehmensberater [su_custom_gallery source=”media: 4380″ width=”200″ height=”230″ title=”always”]Den meisten Methoden ist innewohnend, dass sich Menschen versammeln um die verscheidenen Schritte des jeweiligen Ansatzes durchzuführen, im Brainstorm Ideen sammeln, diese in der Gruppe diskutieren und daraus die bestmöglichen Schlüsse für das jeweilige Problem ableiten. Dieser Ansatz hier ist jedoch ein klein wenig anders aufgebaut. Was ist wenn der Qualitäts-Prophet einfach nicht zum Methoden-Berg kommen kann? Richtig, dann muss eben der Berg bewegt werden! Und am einfachsten ist das, indem man ihn auf ein Ideenmobil lädt und in die jeweilige Abteilung schiebt.
Peter Michael Kurz stellt uns hier einen kreativen Ansatz kurz vor, welcher ursprünglich von Robert Hierl bei Siemens in Amberg entwickelt wurde.

[su_youtube url=”https://www.youtu.be/jHj5zA1F8EQ”]Kurzübersicht Vorgehensweise des Ideenmobils [su_custom_gallery source=”media: 4387″ width=”750″ height=”470″ title=”never”]

Einen kreativen Workshop und mehr zum Ideenmobil von Peter Michael Kurz gibt es auf dem KVP Kongress 2015.

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Neuerscheinung: „Methoden-Baukasten für ganzheitliches Prozessmanagement“

Autor:
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Prof. Dr.-Ing. Hartmut F. Binner

Geschäftsführender Vorstandsvor-sitzender der Gesellschaft für Organisation e.V. (gfo), Mitglied im Herausgeberbeirat der zfo, Inhaber der Prof. Binner Akademie in Hannover. An der Hochschule Hannover, wo er als Hochschullehrer tätig war, leitet er im Fachbereich Maschinenbau und Bioverfahrenstechnik das Labor für Prozessmanagement II. Autor und Herausgeber zahlreicher Bücher und Zeitschriftenbeiträge zum Thema Organisations- und Prozessgestaltung sowie Wissensmanagement.

Vorgestellt werden in diesem Buch an Hand von Praxisbeispielen die detaillierte Anwendung von elementaren Management-, KVP-, QM- und Kreativitäts-Methoden zur ganzheitlichen Organisations- und Prozessoptimierung. Weiter erfolgt eine theoretische Darstellung der prozessorientierten Organisationsentwicklung mit dem MITO- Modell.

Die Vorteile und der Nutzen der vorgestellten Methodenanwendung kommen besonders bei KMUs zum Tragen, weil kleine und mittlere Betriebe keine Ressourcen für derartige Aufgabenstellungen extra zur Verfügung stellen können. Trotzdem müssen sie die Wettbewerbsherausforderungen zusammen mit dem externen Veränderungsdruck bewältigen. Durch die entwickelte toolgestützte Vorgehensweise und systematische Methodenqualifizierung wird in kürzester Zeit transparent und belastbar ein organisationsspezifischer Handlungsbedarf innerhalb der 4 Segmente (Management, Input, Transformation, Output) des MITO-Modells ermittelt, der die Stärken und Schwächen im Unternehmen sowie die Chancen und Risiken des Unternehmens am Markt aufdeckt und über geeignete Strategien bzw. Maßnahmen in den identifizierten Prozessen beherrschbar und kontrollierbar macht. Durch das MITO-Methoden-Framework erhält jeder Mitarbeiter ein verbindliches Grundgerüst standardisierter Methoden und Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Verknüpfung, Verteilung und Nutzung von Wissen. Auf diese Weise sind die Voraussetzungen geschaffen, um nach den Zielvorgaben die Geschäftsprozesse zu implementieren und entsprechend der oben erläuterten Vorgehensweisen zur prozessorientierten Organisationsentwicklung nachhaltig, d.h. kontinuierlich zu verbessern.

  • Der weitere Nutzen für den Leser liegt bei Anwendung dieser Vorgehensweise in folgenden Punkten:
  • Lokalisieren der Stärken und Schwächen der Organisation bzw. Prozesse
  • Erkennen der Chancen und Risiken innerhalb des notwendigen Veränderungsprozesses
  • Strukturierte Veränderungsprozessgestaltung in dem Unternehmen über systematische Vorgehensmodelle und Tools
  • Durchgängige Ursache/Wirkungs-Analyse als Grundlage für das Ableiten von Ziele/Maßnahmen-Bäumen
  • Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessoptimierung
  • Vertrauensbildung aller Beteiligten für die Umsetzung des spezifischen Changemanagement-Prozesses durch Transparenz und Kommunikation

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Durch den Einsatz des MITO-Methoden-Tools als Evaluierungsinstrumentarium ist über den gleichen methodischen Ansatz feststellbar, ob der ganzheitliche BPM-Ansatz erfolgreich umgesetzt wurde.

Mehr dazu erfahren Sie auf dem KVP Kongress 2015, Hr. Prof. Binner stellt in einem Vortrag das MITO Modell ausführlich vor.


*Werbelink zu Amazon.

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Neuer entwickelter Methoden-Baukasten beseitigt Methodenkompetenzdefizite

Autor:
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Prof. Dr.-Ing. Hartmut F. Binner

Es ist eigentlich sehr ungewöhnlich und auch gar nicht ganz nachzuvollziehen, dass die meisten seit Mitte der 60er Jahre des letzten Jahrhunderts bekannten Management-, Qualitäts- und Optimierungsmethoden zur Handlungsbedarfsanalyse, -diagnose, -bewertung und Entscheidungsfindung in der Regel nur linear oder eindimensional Anwendung finden, obwohl es sich bei den Problemen meist um mehrdimensionale Fragestellungen handelt, die zu lösen sind. Auch eine aufeinander aufbauende Methodenvernetzung findet nicht statt. Die unmittelbare bzw. direkte Weiterverwendung der Kriterien oder Ergebnisse in anderen Methoden oder ein aufeinander bezugnehmende methodische Lösungsableitung ist eher eine Ausnahme.

Prof. Dr.-Ing. Hartmut F. Binner ist Gründer der Professor Binner Akademie und Vorstandvorsitzender der Gesellschaft für Organisation (gfo).

Bei der Ermittlung von Anforderungen, Belastungen, Kompetenz- aber auch bei Umsetzungs- oder Zufriedenheitsbewertungen wird ebenfalls häufig eine lineare und eindimensionale Notenskala beispielweise von eins (= nicht erfüllt) bis sechs (= voll erfüllt) verwendet, ohne dabei die zugrunde liegende Anforderungshöhe, Problemrelevanz oder andere Rahmenbedingungen zu beachten. Im Vergleich zu dem im neuen Buch „Methoden-Baukasten für ganzheitliches Prozessmanagement“ im Mittelpunkt stehenden MITO-Modell mit dem dazugehörigen vernetzten und mehrdimensional anwendbaren MITO-Methoden-Tool stellt sich deshalb das Ergebnis der klassischen Methodenanwendungen als sehr einseitig und beschränkt dar.

Ein weiterer wesentlicher Nachteil bei der Handlungsbedarfs- oder Problemanalyse und –lösungsfindung, aber auch bei Aufgaben-, Schwachstellen-, Potential- und Fehleranalysen liegt in der linearen Zuordnung der Kriterienarten-, Folgen-, Ursachen-, Entdeckungs- und Bewertungsbeziehungen. Ein vernetztes Lösungsdenken durch Aufzeigen der vorhandenen, bzw. möglichen Problemlösungsansätze in Form einer kaskadenförmigen Verknüpfung unterschiedlicher Zuordnungsdiagramme findet keine Beachtung. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Fehlermöglichkeitsanalyse (FMEA) oder auch Risikomöglichkeitsanalyse (RMEA), bei der zur Ermittlung der eindimensionalen Risikoprioritätszahl ebenfalls wieder eine lineare Produktbildung über 3 Faktoren (A = Auftreten x B = Bedeutung x E = Entscheidung) vorgenommen wird.

Das MITO-Methoden-Tool bietet – wie Abbildung 1 zeigt – eine ganze Anzahl von miteinander vernetzten softwaregestützten Methoden und Werkzeugen – in der Literatur häufig als japanische Management-, Qualitäts- oder KVP-Werkzeuge bezeichnet – zur Lösung und Entscheidungsfindung von komplexen Organisationsaufgabenstellungen innerhalb der 4 Segmente (Teilsysteme) des MITO Unternehmensmodells.

  • Bei diesen 4 Modellsegmenten handelt sich um:
  • Managementsegment (Führungsvorgaben = Act)
  • Inputsegment (Eingaben = Plan)
  • Transformationssegment (Umsetzung = Do)
  • Outputsegment (Ausgaben = Check)

Die systematische Vorgehensweise bei Anwendung dieses MITO-Methoden-Tools orientiert sich bei der Analyse, Diagnose, Umsetzung und Bewertung ebenfalls übergeordnet an den kybernetischen Regelkreisprinzipen nach dem PDCA (Plan, Do, Check, Akt) -Verbesserungszyklus und erfüllt damit die formalen Anforderungen nach einem ganzheitlichen und gleichgewichtigen Gestaltungsansatz mit untereinander ausgeglichenen Inhalten.

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Wesentliches Kennzeichen des MITO- Methoden- Einsatzes ist als Ausgangspunkt die grundsätzliche zwei- beziehungsweise mehrdimensionale Handlungsbedarfsanalyse unter Verwendung von Portfoliomatrizen und Portfoliodiagrammen. Die beiden Portfoliohauptbewertungsachsen V (= vertikal) und H (= horizontal) lassen sich im Bezug auf die ausgewählte Problemstellung beliebig variieren. Die Portfoliomethode ist zwar seit Anfang der Fünfziger Jahre durch den Nobelpreisträger Markovic bekannt, der sie zur Aktien-Portfoliooptimierung entwickelt hat. Sie findet im Schwerpunkt bis heute als Instrument der strategischen Planung, insbesondere von Beratungsfirmen bei der Strategieableitung und Geschäftsfeldbestimmung Anwendung. Ein weiteres Defizit in der Praxis ist nach der einleitend geschilderten mangelhaften Problem-ursachenanalyse die derzeitig praktizierte Lösungsfindung und -bewertung. Es existieren zwar unzählige Beschreibungen über Verbesserungs- und Lösungskonzepte, die in den einschlägigen Management- und Fachbüchern erläutert sind, wie beispielsweise die Strategieansätze TQM, Kaizen, Six Sigma, Lean-Management und viele weitere mehr, aber auch hierbei fehlt es an systematischen Vorgehensweisen und -methoden; um bestehende Zusammenhänge und Spannungsfelder, zum Beispiel im Bezug auf Wichtigkeit/Dringlichkeit, Chancen, Risiken/Nutzen, Kompetenzen, Machbarkeit, Bedeutung, Potentialangebot, Einnahmen/Ausgaben und vieles andere mehr gleichzeitig zu erkennen, um die richtige Entscheidung aus der Anzahl möglicher Lösungsalternativen zu treffen. Ein Abgleich zu bestehenden Visionen, Missionen, Leitbildern, strategischen Ziel- und bereit initiierten Projekten findet aus den gleichen Gründen ebenfalls kaum statt. Dabei besitzt die Bewertung und Auswahl von Lösungen eine fundamentale Bedeutung für den Erfolg. Sie stellt eine Entscheidungssituation dar, die optimal überwunden werden muss, um das weitere Vorgehen fehlerfrei und verschwendungsfrei zu ermöglichen. Das Wissen um die Konsequenzen möglicher Fehlentscheidungen ist wesentlicher Bestandteil des Entscheidungsprozesses , umso mehr ist es verwunderlich das sich auch hier in der Praxis bisher keine Vorgehensweise durchgesetzt hat, die Chancen und Risiken, Stärken und Schwächen, Aufwand und Nutzen, Eintrittswahrscheinlichkeiten und Auswirkungen mehrdimensional miteinander in Beziehung setzt.

Mehr dazu erfahren Sie auf dem KVP Kongress 2015, Hr. Prof. Binner stellt in einem Vortrag das MITO Modell ausführlich vor.