KVP Projekte effizient managen mit Software: Trello


“Die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun bringt den Erfolg!” Doch wie kann das immer gelingen, wenn sich die Arbeit häuft, die kleinen Störungen regelmäßig für Ablenkung sorgen und über kurz oder lang ein regelrechter Arbeitsstau entsteht? Abhilfe schafft da ein modernes Projektmanagement. Dieses priorisiert Aufgaben und Maßnahmen, erleichtert das Zeitmanagement, verteilt die einzelnen Aufgaben im Projekt, ebenso die Verantwortlichkeiten und verfolgt im besten Fall sogar Melde- und Erledigungsfristen. Aber je ausgeklügelter das Projektmanagement ist, umso pflegeintensiver wird das ganze und stellt neben der eigentlichen Arbeit einen zusätzlichen intensiven Pflegeaufwand dar. Abhilfe können da schon intelligente, softwaregestützte Werkzeuge für das Projektmanagement schaffen; diese automatisieren Vorgänge teilweise, erinnern an Fristen und lassen sich in den meisten Fällen leicht und intuitiv steuern. D.h. diese Softwaretools ermöglichen eine effiziente Zeit- und Projektsteuerung ohne selbst zu sehr zeit- und arbeitsaufwendig zu sein.

Software nach dem Kanban-Prinzip

Die meisten der aktuellen Softwarelösungen bauen dabei auf dem Prinzip des Kanban auf. Dieses ist in der ursprünglichen Form häufig in Fertigung und Produktion anzutreffen und hat dort durch Signalkarten (Kanbankarten) sowohl Nachfrage als auch Kapazität symbolisiert und somit die Steuerung des Produktionsprozesses unterstützt. Eine Abwandlung davon bilden Kanban-Tafeln, auf denen einzelne Arbeitsschritte bzw. -elemente durch Symbole (Post-Its, Clips, Magnete, etc.) dargestellt werden. Jedes dieser einzelnen Objekte repräsentiert einen bestimmten Teil im Herstellungsprozess und durchläuft die verschiedenen Abschnitte auf der Tafel analog dem tatsächlichen Herstellungsprozess. Die Anzahl der Abschnitte auf der Tafel ist dabei variabel und kann je nach Bedarf angepasst werden. Die einfachste Aufteilung von Prozessschritten ist dabei dreigliedrig, “to do / zu erledigen”, “work in progress / in Arbeit” und “done /erledigt”. Im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen haben sich auch die ursprünglich physischen Kanban-Tafeln zu einer digitalen Form hin entwickelt. Zu den bekanntesten Kanban Projektmanagement Software Tools zählen unter anderem:

KVP Projektablauf nach PDCA am Beispiel von “Trello”

Im Folgenden möchten wir versuchen den KVP Projektablauf nach PDCA am Beispiel der Software “Trello” darzustellen. Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool und orientiert sich in seinem Aufbau wie oben beschrieben ebenfalls an der Produktionsplanungsmethode Kanban. Das überwiegend kostenfreie Werkzeug ist relativ einfach aufgebaut und setzt sich aus lediglich wenigen Komponenten zusammen:

Trello-Board

Das Trello-Board stellt eine oberste Ebeen dar und wird beispielsweise wie ein Aktenordner verwaltet. Hier werden alle Informationen zu einem bestimmten Projekt, einem Standort, einer Sparte, etc. zusammengafasst. Die Informationen  bleiben stets in Sicht und können nun nach verschiedenen Parametern sortiert werden.

KVP Trello Board PDCA

Trello-Listen

Im Anschluss werden die benötigten Listen angelegt. Diese spiegeln Prozess- oder Teilschritte von Prozessen dar, verschiedene Phasen eines Arbeitsablaufs oder einfach nur kategorisierte Ansammlungen von Informationen. Durch das hinzufügen von mehreren Listen können schließlich ganze Workflows und Projektabläufe abgebildet werden. In unserem Beispiel stellen wir den KVP Projektablauf nach PDCA dar, indem wir Listen für die Projektphasen “PLAN”, “DO”, “CHECK” und “ACT” anlegen.

KVP Trello Board PDCA 2

Effektives und nachhaltiges Arbeiten mit dem erweiterten PDCA

Der PDCA Zyklus nach Deming bietet so bereits eine hervorragende Grundlage für die Umsetzung und Fertigstellung von KVP Projekten. In Anbetracht der enormen Unterstützung bei der Projektverwaltung durch Software, empfiehlt es sich aber auch weitere weniger offensichtliche, dafür aber maßgebliche Projektphasen im Auge zu behalten. Zunächst gilt es die Frage zu beantworten, woher eigentlich die zu bearbeitenden KVP Projekte kommen. Sei es der Projekttrichter oder ganz klassisch das betreibliche Vorschlagswesen (BVV) im Unternehmen, diese Ideen finden sich in keiner PDCA Betrachtung wieder und müssten gesondert verwaltet werden. Wir betrachten diese Projektideen als “in Anbahnung” und stellen dem einfachen PDCA ein weiteres P voran, nämlich in “Pipeline” befindlich.

Ist der KVP Projektzyklus vollständig durchlaufen ergebn sich oft zusätzlich Möglichkeiten, die dort gewonnenen und erfolgriech umgesetzten Erkenntnisse auch in gänzlich anderen Bereichen einzuführen. Diese Denkart ist uns hinreichend bekannt und wir nennen sie Wissenstransfer oder Lessnons Learned, allerdings finden auch diese wertvollen Informationen keinen Niederschlag im klassischen KVP Projekt nach PDCA; diese sind häufig bereits mit Abschluss der Standardisierung im Projektnahen Umfeld beendet. Somit erweitern wir hier ebenfalls den PDCA hintenan durch eine weitere Phase des Wissenstransfers in andere Bereiche, dem “Lessons Learned”.

KVP Trello Board PDCA 3

Trello-Karten

Zuletzt können jeder Liste beliebig viele Aufgaben oder KVP Ideen in Form von Karten zugewiesen werden. Diese können ganz einfach per Drag & Drop innerhalb der Listen verschoben werden und so lange darin bestehen bleiben, bis sie erledigt sind. Die KVP Vorschläge lassen sich zudem ausführlich beschreiben, kommentieren, terminieren, mit Anhängen, Checklisten, Formularen, etc. ergänzen und den jeweiligen Mitgliedern zum Bearbeiten zuweisen.

KVP Trello Board PDCA 4

 

Fazit

Sowohl die Software “Trello” als auch andere Software Tools bieten noch zahlreiche weitere Funktionen, die hier nicht beschrieben worden sind. Wir hoffen aber einen kleinen Einblick in das Machbare gegeben zu haben, wie man durch kleine Hilfsmittel und Werkzeuge eine ordentliche Projektverwaltung und damit auch kontinuierliche Verbesserungsstrategie im Unternehmen aufbauen und pflegen kann. Gerade durch die sehr einfache Erweiterung des PDCA Zyklus durch die zusätzlichen Elemente “in Anbahnung” und “Wissenstransfer” wird ein systematischer, effektiver und vor allem nachhaltiger Umgang mit dem immer wichtiger werdenden Thema “kontinuierliche Verbesserung” KVP gewährleistet.