Grundsätzlich ist eine Abweichung die Überschreitung von festgelegten Toleranzen oder die Nichtbefolgung von bestimmten Verfahrensschritten. Diese werden häufig durch Auditierung festgestellt und gemäß den Forderungen aus verschiedenen ISO Normen aufgezeichnet. Ergebnisse der Audits werden anschließend den Bereichsverantwortlichen zur Kenntniss und zeitnaher Korrektur vorgelegt. Doch worin genau unterscheidet sich nun eine Hauptabweichung (Major) von einer Nebenabweichung (Minor)?

Keine Pflicht zur Unterscheidung

Vorneweg gilt es festzustellen, daß beispielsweise aus der DIN ISO 9001 keine Forderung abzuleiten ist, überhaupt in Haupt- und Nebenabweichungen zu unterscheiden; ISO 19011 führt unter Punkt 6.4.8 an, dass Nichtkonformitäten klassifiziert werden „können“ (ebenfalls keine Mussanforderung!). Liegt also keine Anforderung vor, die eine Differenzierung verlangt, so ist eine fehlende Differenzierung ebenfalls nicht als Abweichung einzustufen. Der Auditor könnte höchstens empfehlen, eine Differenzierung vorzunehmen, wenn seines Erachtens dadurch eine Verbesserung der Prozesse erreicht werden könnte. Unter Umständen reicht es auch nur aus, von Feststellungen bzw. Nichtkonformitäten zu sprechen; i.d.R. erhöht dies die Akzeptanz von internen Audits bei den Mitarbeitern und Kollegen.

Unterschied Haupt- und Nebenabweichung

Entscheidet sich der Auditor aber doch für eine Klassifizierung der festgestellten Abweichungen, so stehen ihm verschiedene Definitionen von wesentlichen und nicht wesentlichen Feststellungen zur Verfügung. Die gängigste Unterscheidung dieser Art erfolgt in Haupt- und Nebenabweichungen. Wie auch immer die Klassifizierung erfolgt oder bezeichnet wird, die verwendete Definition sollte immer im gesammten Audit beibehalten werden. Zur besseren Vergleichbarkeit ist auch bei Folgeauditierungen stets der selbe Maßstab anzuwenden; Änderungen an der Klassifizierung führen zur Unvergleichbarkeit mit früheren Ergebnissen.

Hauptabweichung (Major)

Mögliche und nicht abschließende Definitionen von Hauptabweichungen können sein:

– „Es wurden ganze Abschnitte der Norm oder der eigenen QM-Dokumentation, die Grundlage des Audits sind, nicht bearbeitet oder bei einer Tätigkeit im Unternehmen werden Anforderungen der Norm / der QM-Dokumentation systematisch nicht genutzt.“

– „Hauptabweichungen sind das Nichterfüllen einer oder mehrerer Normenforderungen für das Managementsystem oder ein Sachverhalt, der erheblichen Zweifel an der Fähigkeit des Managementsystems aufkommen lässt.“

– „Mehrere Nebenabweichungen, die das Managementsystem gefährden, führen zu einer Hauptabweichung.“

– „Verfahren beschrieben, nicht dokumentiert und nicht eingehalten führt zu einer Hauptabweichung.“

Nebenabweichung (Minor)

Mögliche und nicht abschließende Definitionen von Nebenabweichungen können sein:

– „Eine einzelne Abweichung von den Anforderungen. Es gibt jedoch Fälle, bei denen eine ganze Anzahl von Nebenabweichungen gegen eine spezielle Anforderung als Hauptabweichung eingestuft werden kann. Man könnte zu Grunde legen, daß mehr als drei Nebenabweichungen gegen eine Forderung eines Abschnitts der Norm eine Hauptabweichung begründen.“

– „Nebenabweichungen sind einzelne Fehler, Abweichungen oder Mängel bei der Umsetzung der Normenforderung oder eigener Vorgaben, die weder das Managementsystem, die Produktqualität oder die Unternehmenszufriedenheit beeinträchtigen.“

– „Verfahren beschrieben, nicht dokumentiert aber eingehalten führt zu einer Nebenabweichung.“

Exkurs: Definition von Abweichung in anderen Bereichen

Der Begriff der Abweichung lässt sich auch in vielen anderen Bereichen wiederfinden. So definiert beispielsweise das Controlling eine Abweichung als Differenz zwischen einer Plan- oder Sollgröße und einer Istgröße; Sie ist daher Anlass für Führungskräfte, über mögliche Steuerungsmassnahmen nachzudenken und solche auch einzuleiten. Auch finden sich viele analog gebräuchliche Begriffe, die ebenfalls versuchen den Unterschied von zwei Zuständen zu beschreiben: Delta, Differenz, Zielerreichung, Unterschied, etc.