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Verbesserungs- vorschläge prämieren?

Beschäftigen sich Unternehmen mit KVP ist häufig eine der ersten getroffenen Maßnahmen die Einführung eins betrieblichen Vorschlagswesens (BVW). Als naheliegende Ausprägung eines gewünschten Verbesserungsprozesses ist per se dagegen auch nichts einzuwenden, die Unterschiede zwischen der “kleinen” Lösung und der großen KVP Inititaive liegen offen auf der Hand. Beim Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) ist die Ideenfindung relativ stark strukturiert: Die Mitarbeiter arbeiten in Teams, die durch eine Teamleitung moderiert werden. Die einzelnen Schritte und Abläufe folgen einem bestimmten Muster (PDCA). Das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW) dagegen zeichnet sich durch spontane Ideenfindung aus. Ein klassisches Beispiel, daß i.d.R. auch immer als eine der ersten Maßnahmen umgesetzt wird, ist der Ideenbriefkasten, in den Mitarbeiter jederzeit Verbesserungsvorschläge zu jeglichen Aspekten des Unternehmens einwerfen können. Typischerweise werden gute Vorschläge mit Sach- oder Geldprämien belohnt. Und genau hier scheiden sich auch schon die Geister:

Prämierung, ja oder nein?

Oft wird uns die Frage gestellt, ob im Rahmen des BVW die Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern in irgendeiner Form überhaupt prämiert werden sollen? Und wenn ja, wie hoch soll eine Prämie ausfallen? Eine einfache Antwort auf diese Frage gibt es sicher nicht und die offen zutage tretenden Meinungen decken hier das gesammte Spektrum ab. Es finden sich in der Praxis zahlreiche Verfahrensweisen, von überpositiven Standpunkten, bei denen jeder ernstgemeinte Vorschlag, wenn auch nur symbolisch, bereits direkt prämiert oder zumindest am Jahresende im Losverfahren berücksichtigt wird, bis hin zu einer strikten Verweigerungshaltung, bei der Unternehmen eine Belohnung gänzlich verweigern mit dem Hinweis, die Mitarbeiter würden ja bereits für das Mitdenken ordentlich bezahlt. Hier muss jeder Unternehmer und jede Betriebsführung ihren eigenen Standpunkt finden und mit deutlichen Argumenten festigen. Viel entscheidender für die Beantwortung der oben gestellten Frage ist jedoch ein anderer wichtiger Aspekt: wie sehr steht die Führungsebene hinter dieser Maßnahme und wieviel Potential wird den Ideen der Mitarbeiter zugetraut? Dafür gilt es die Vor- und Nachteile eines BVW abzuwägen:

Vorteile des BVW:

  1. Motivation der Mitarbeiter, diese können mit Ihren Ideen aktiv Veränderungsprozesse im Unternehmen anregen und ihren eigenen Arbeitsplatz mitgestalten.
  2. Nutzung wichtiger Ressourcen der Mitarbeiter bei geringen Kosten, diese sind die absoluten Fachleute in ihrem Arbeitsbereich und kennen die Probleme genau.
  3. Kreatives Potential aller Mitarbeiter wird genutzt und nicht nur die dafür eingesetzten Entwicklerteams.
  4. Methoden und Maßnahmen zum BVW (zum Beispiel ein Wettbewerb) sind firmenintern sehr einfach und ohne großen Aufwand bekannt zu machen, häufig genügt eine Email an alle Mitarbeiter.
  5. Wenn Gruppen über ihre Ideen diskutieren und gemeinsam Lösungen erarbeiten, wird der Zusammenhalt im Unternehmen gefördert.
  6. Die Bindung und Treue ans Unternehmen wird gestärkt. Denn durch betriebliches Vorschlagswesen bekommen Angestellte das Gefühl, direkt zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Zudem fühlen sie, dass sie ein wichtiger Teil eines großen Ganzen sind.

Nachteile des BVW:

  1. Mitarbeiter sind vorgeprägt von den bisherigen Abläufen und Vorstellungen eines Unternehmens, betreibsblind. Wirklich kreativ und innovativ zu denken, ist für sie viel schwieriger als für Außenstehende.
  2. Beim Betrieblichen Vorschlagswesen bringen weniger Menschen ihre Ideen ein als bei offenen und geführten Innovationsinitiativen.
  3. Externe Perspektiven, wie etwa die Sichtweise der Kunden, können durch BVW nur indirekt berücksichtigt werden.
  4. Da sicher nicht alle Ideen wirklich umgesetzt werden können, kommt es zwangsläufig zu Enttäuschungen.
  5. Ein funktionaler Bewertungs- und Umsetzungsprozess muss etabliert und auch fehlerfrei durchgeführt werden.

Entscheidet man sich ob der Vor- und Nachteile eines BVW für dessen Einführung im Unternehmen, muss man ehrlicherweise auch die Frage stellen, ob die Aussicht auf eine Prämie die Beteiligung der Mitarbeiter am Vorschlagswesen erhöht oder ob die Verweigerung der Prämie das Vorschlagswesen nicht schon im Keim erstickt? Nicht zu vergessen gibt es rechtlich gesehen unter bestimmten Bedingungen sogar einen Anspruch auf eine Prämie, wenn der Vorschlag auch tatsächlich umgesetzt wird. Aus der Praxis lässt sich berichten, daß bei allen gut funktionierenden betrieblichen Vorschlagswesen auch eine differenzierte Prämienregelung im Hintergrund besteht. Man darf sich der herrschenden Meinung nicht verschließen, Geld sei einer der schlechtesten Motivationsfaktoren überhaupt. Allerdings gebe ich immer gerne zu bedenken, daß durchschnittlich über 75% aller Verbesserungsvorschläge aus der Produktion kommen. Lässt sich also bei einem Entwicklungsingenieur noch darüber streiten, ob Verbesserung nicht zu seiner Stellenbeschreibung dazugehört, so ist in einem viel niedrigeren Lohnbereich auch schon eine kleine finazielle zuwendung seitens des Arbeitgebers, eine große und spürbare Geste. Viel wichtiger jedoch als die Prämiendiskussion ist die Etablierung eines gut durchdachten Ablaufs und Bewertungsprozesses; hier können kapitale Fehler gemacht werden, die sämtliche Bemühungen zum Scheitern verurteilen.

Ablauf und Bewertungsprozess

Den verantwortlichen Führungskräften muss von Anfang an klar sein, daß der Bereich des betrieblichen Vorschlagswesens ebenfalls ein ernormes Potential in sich birgt um unverzeiliche Fehler zu begehen und somit die Motivation der Mitarbeiter gänzlich zunichte zu machen. Nichts ist frustrierender und enttäuschender, wenn die eigenen Ideen und Verbesserungsbemühungen nicht anerkannt werden, durch fadenscheinige Erklärungen abgelehnt werden oder ewig in Bewertungsdiskussionen ohne Entscheidung verharren. Hier gilt es sofort einen Prozess festzulegen, der mäglichst folgenden Grundsätzen entspricht:

Grundsätze des Bewertungsprozesses:

  1. Einfacher Zugang für alle Mitarbeiter
  2. Schnelle Bearbeitung und offene Kommunikatioen
  3. Faire Bewertung der eingereichten Ideen
  4. Transparente Prämienregelung
  5. Anerkennung und Honorierung auch über die finanzielle Zuwendung hinaus
  6. Etablierung einer wohlwollenden Verbesserungskultur

Wird ein “Verbesserungsvorschlagswesen” unter Einhaltung der o.g. Kriterien durchgeführt, so kann dies dauerhaft und nachhaltig zu großen Erfolgen führen. Die Mitarbeiter dürfen selbstverständlich nicht unter Druck gesetzt werden oder für schlechte Vorschläge gemaßregelt oder kritisiert werden. Nur so lässt sich eine hohe Beteiligung und Motivation einer breiten Schicht der Mitarbeiter dauerhaft sicherstellen. Allerdings zeichnet die Situation in der Praxis oftmals ein ganz anderes Bild auf! Häufig fehlt es schon von Beginn an an festgelegten Bewertungsprozessen, es sind keine Zuständigkeiten festgelegt, eine offene Kommunikation findet nicht statt. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine bahnbrechende Idee und wollen “ihr” Unternehmen damit weit nach vorne bringen, reichen voller Vorfreude Ihren Verbesserungsvorschlag ein und warten nun ab, was passiert. Lange Zeit erst einmal überhaupt nichts! Niemand weiß bescheid, niemand ist zuständig, der Meister kritisiert sogar offen Ihren Vorschlag. Auf wiederholtes Nachfragen erhalten Sie dann eine Ablehnung mit einer Begründung, die weder Sie noch Ihre Kollegen nachvollziehen können. Dank oder gar eine Prämie erhalten Sie nicht, dafür wird “Ihre” Idee wenige Monate später durch das Unternehmen “von oben” eingeführt. Diese Abläufe garantieren, daß mit absoluter Sicherheit keiner der Mitarbeiter im Unternehmen sich mehr Gedanken zu irgendwelchen Verbesserungen machen wird!

Fazit

Die Ideen der Mitarbeiter sind eine wertvolle Ressource, die es nicht zu verschwenden gilt! In jedem anderen Bereich machen wir uns Gedanken über Verschwendung, ob Wege zu weit sind oder zu oft gegangen werden, ob Materialüberschuss herrscht, ob Suchzeiten zu lang sind oder ob alle Arbeitsplätze aufgeräumt und nach 5S Kriterien aufgestellt sind. Ein immer wichtiger werdender Bereich der humanen Ressourcen fristet dabei in vielen Unternehmen leider immer noch ein stiefmütterliches Dasein im Abseitz. Eine bessere, loyalere und kostengünstigere Konglomeration von geballter Fachkompetenz als das eigene hochspezialisierte Team aus eben jener Abteilung ist kaum zu finden und wenn doch, ist dieses externe Fachwissen teuer einzukaufen. Wollen wir ein funktionierendes Vorschlagswesen, so wird man unmöglich an einem funktionierenden Bewertungsprozess sicher aber auch nicht an einem angemessenen Prämienmodell vorbei kommen. Viele Unternehmen halten die Zahlung von Prämien für Verbesserungsvorschläge für falsch. Um eine Verbesserungskultur zu etablieren ist es wichtig, das Einbringen von Vorschlägen zur Selbstverständlichkeit, zur Verbesserungskultur zu machen und daher nicht zu prämieren. Betrachtet man allerdings von wo die meisten Vorschläge kommen, so wird man dem einfachen Werker in der Produktion eine angemessene Belohnung kaum verweigern können. Dabei ist festzuhalten, dass die Anerkennung und Wertschätzung der Leistung oftmals sogar wichtiger ist als materielle Belohnungen.

Argumente für eine Prämienregelung:
  • Motivation der Mitarbeiter
  • Faire Behandlung der Mitarbeiter
  • Mitarbeiter machen sich auch Gedanken über Probleme, die nicht zu Ihren Kernaufgaben gehören
  • Ausdruck der Wertschätzung des Unternehmens
  • Beteiligung an der Einsparung
Argumente gegen eine Prämienregelung:
  • Steht der Etablierung einer Verbesserungskultur entgegen
  • Wird von Mitarbeitern erwartet, ist Bestandteil von Stellenbeschreibung und Arbeitsvertrag
Ausgestaltung der Prämienregelung:
  • Geldleistungen je nach Verbesserungsvorschlag
  • Gutscheine (Tankstelle, Amazon, Restaurant,…)
  • Losverfahren und/oder Tombola am Jahresende
  • keine Prämie, dafür werden aber alle Vorschläge sofort umgesetzt und geprüft
  • Beteiligung an der Einsparung
Ablauf und Bewertungsprozess:
  • Ideenbriefkasten, Intranet, Software, Tools zum Ideenmanagement,…
  • Festes Bewertungsgremium
  • Bewertungsgremium je nach Fachbereich
  • Bewertung nach Kriterien, wie z. B. die Kreativität der Idee, der Umsetzungsgrad des Vorschlags und die Nähe zum Aufgabengebiet des Einreichers

 

Wie ist Ihre Meinung zum betrieblichen Vorschlagswesen? Haben Sie andere Erfahrungen, Anregungen, Kommentare? Schreiben Sie uns, gerne erweitern wir diesen Beitrag durch Ihre Beispiele.

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Neuerscheinung: „Methoden-Baukasten für ganzheitliches Prozessmanagement“

Autor:
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Prof. Dr.-Ing. Hartmut F. Binner

Geschäftsführender Vorstandsvor-sitzender der Gesellschaft für Organisation e.V. (gfo), Mitglied im Herausgeberbeirat der zfo, Inhaber der Prof. Binner Akademie in Hannover. An der Hochschule Hannover, wo er als Hochschullehrer tätig war, leitet er im Fachbereich Maschinenbau und Bioverfahrenstechnik das Labor für Prozessmanagement II. Autor und Herausgeber zahlreicher Bücher und Zeitschriftenbeiträge zum Thema Organisations- und Prozessgestaltung sowie Wissensmanagement.

Vorgestellt werden in diesem Buch an Hand von Praxisbeispielen die detaillierte Anwendung von elementaren Management-, KVP-, QM- und Kreativitäts-Methoden zur ganzheitlichen Organisations- und Prozessoptimierung. Weiter erfolgt eine theoretische Darstellung der prozessorientierten Organisationsentwicklung mit dem MITO- Modell.

Die Vorteile und der Nutzen der vorgestellten Methodenanwendung kommen besonders bei KMUs zum Tragen, weil kleine und mittlere Betriebe keine Ressourcen für derartige Aufgabenstellungen extra zur Verfügung stellen können. Trotzdem müssen sie die Wettbewerbsherausforderungen zusammen mit dem externen Veränderungsdruck bewältigen. Durch die entwickelte toolgestützte Vorgehensweise und systematische Methodenqualifizierung wird in kürzester Zeit transparent und belastbar ein organisationsspezifischer Handlungsbedarf innerhalb der 4 Segmente (Management, Input, Transformation, Output) des MITO-Modells ermittelt, der die Stärken und Schwächen im Unternehmen sowie die Chancen und Risiken des Unternehmens am Markt aufdeckt und über geeignete Strategien bzw. Maßnahmen in den identifizierten Prozessen beherrschbar und kontrollierbar macht. Durch das MITO-Methoden-Framework erhält jeder Mitarbeiter ein verbindliches Grundgerüst standardisierter Methoden und Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Verknüpfung, Verteilung und Nutzung von Wissen. Auf diese Weise sind die Voraussetzungen geschaffen, um nach den Zielvorgaben die Geschäftsprozesse zu implementieren und entsprechend der oben erläuterten Vorgehensweisen zur prozessorientierten Organisationsentwicklung nachhaltig, d.h. kontinuierlich zu verbessern.

  • Der weitere Nutzen für den Leser liegt bei Anwendung dieser Vorgehensweise in folgenden Punkten:
  • Lokalisieren der Stärken und Schwächen der Organisation bzw. Prozesse
  • Erkennen der Chancen und Risiken innerhalb des notwendigen Veränderungsprozesses
  • Strukturierte Veränderungsprozessgestaltung in dem Unternehmen über systematische Vorgehensmodelle und Tools
  • Durchgängige Ursache/Wirkungs-Analyse als Grundlage für das Ableiten von Ziele/Maßnahmen-Bäumen
  • Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessoptimierung
  • Vertrauensbildung aller Beteiligten für die Umsetzung des spezifischen Changemanagement-Prozesses durch Transparenz und Kommunikation

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Durch den Einsatz des MITO-Methoden-Tools als Evaluierungsinstrumentarium ist über den gleichen methodischen Ansatz feststellbar, ob der ganzheitliche BPM-Ansatz erfolgreich umgesetzt wurde.

Mehr dazu erfahren Sie auf dem KVP Kongress 2015, Hr. Prof. Binner stellt in einem Vortrag das MITO Modell ausführlich vor.

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Neuer entwickelter Methoden-Baukasten beseitigt Methodenkompetenzdefizite

Autor:
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Prof. Dr.-Ing. Hartmut F. Binner

Es ist eigentlich sehr ungewöhnlich und auch gar nicht ganz nachzuvollziehen, dass die meisten seit Mitte der 60er Jahre des letzten Jahrhunderts bekannten Management-, Qualitäts- und Optimierungsmethoden zur Handlungsbedarfsanalyse, -diagnose, -bewertung und Entscheidungsfindung in der Regel nur linear oder eindimensional Anwendung finden, obwohl es sich bei den Problemen meist um mehrdimensionale Fragestellungen handelt, die zu lösen sind. Auch eine aufeinander aufbauende Methodenvernetzung findet nicht statt. Die unmittelbare bzw. direkte Weiterverwendung der Kriterien oder Ergebnisse in anderen Methoden oder ein aufeinander bezugnehmende methodische Lösungsableitung ist eher eine Ausnahme.

Prof. Dr.-Ing. Hartmut F. Binner ist Gründer der Professor Binner Akademie und Vorstandvorsitzender der Gesellschaft für Organisation (gfo).

Bei der Ermittlung von Anforderungen, Belastungen, Kompetenz- aber auch bei Umsetzungs- oder Zufriedenheitsbewertungen wird ebenfalls häufig eine lineare und eindimensionale Notenskala beispielweise von eins (= nicht erfüllt) bis sechs (= voll erfüllt) verwendet, ohne dabei die zugrunde liegende Anforderungshöhe, Problemrelevanz oder andere Rahmenbedingungen zu beachten. Im Vergleich zu dem im neuen Buch „Methoden-Baukasten für ganzheitliches Prozessmanagement“ im Mittelpunkt stehenden MITO-Modell mit dem dazugehörigen vernetzten und mehrdimensional anwendbaren MITO-Methoden-Tool stellt sich deshalb das Ergebnis der klassischen Methodenanwendungen als sehr einseitig und beschränkt dar.

Ein weiterer wesentlicher Nachteil bei der Handlungsbedarfs- oder Problemanalyse und –lösungsfindung, aber auch bei Aufgaben-, Schwachstellen-, Potential- und Fehleranalysen liegt in der linearen Zuordnung der Kriterienarten-, Folgen-, Ursachen-, Entdeckungs- und Bewertungsbeziehungen. Ein vernetztes Lösungsdenken durch Aufzeigen der vorhandenen, bzw. möglichen Problemlösungsansätze in Form einer kaskadenförmigen Verknüpfung unterschiedlicher Zuordnungsdiagramme findet keine Beachtung. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Fehlermöglichkeitsanalyse (FMEA) oder auch Risikomöglichkeitsanalyse (RMEA), bei der zur Ermittlung der eindimensionalen Risikoprioritätszahl ebenfalls wieder eine lineare Produktbildung über 3 Faktoren (A = Auftreten x B = Bedeutung x E = Entscheidung) vorgenommen wird.

Das MITO-Methoden-Tool bietet – wie Abbildung 1 zeigt – eine ganze Anzahl von miteinander vernetzten softwaregestützten Methoden und Werkzeugen – in der Literatur häufig als japanische Management-, Qualitäts- oder KVP-Werkzeuge bezeichnet – zur Lösung und Entscheidungsfindung von komplexen Organisationsaufgabenstellungen innerhalb der 4 Segmente (Teilsysteme) des MITO Unternehmensmodells.

  • Bei diesen 4 Modellsegmenten handelt sich um:
  • Managementsegment (Führungsvorgaben = Act)
  • Inputsegment (Eingaben = Plan)
  • Transformationssegment (Umsetzung = Do)
  • Outputsegment (Ausgaben = Check)

Die systematische Vorgehensweise bei Anwendung dieses MITO-Methoden-Tools orientiert sich bei der Analyse, Diagnose, Umsetzung und Bewertung ebenfalls übergeordnet an den kybernetischen Regelkreisprinzipen nach dem PDCA (Plan, Do, Check, Akt) -Verbesserungszyklus und erfüllt damit die formalen Anforderungen nach einem ganzheitlichen und gleichgewichtigen Gestaltungsansatz mit untereinander ausgeglichenen Inhalten.

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Wesentliches Kennzeichen des MITO- Methoden- Einsatzes ist als Ausgangspunkt die grundsätzliche zwei- beziehungsweise mehrdimensionale Handlungsbedarfsanalyse unter Verwendung von Portfoliomatrizen und Portfoliodiagrammen. Die beiden Portfoliohauptbewertungsachsen V (= vertikal) und H (= horizontal) lassen sich im Bezug auf die ausgewählte Problemstellung beliebig variieren. Die Portfoliomethode ist zwar seit Anfang der Fünfziger Jahre durch den Nobelpreisträger Markovic bekannt, der sie zur Aktien-Portfoliooptimierung entwickelt hat. Sie findet im Schwerpunkt bis heute als Instrument der strategischen Planung, insbesondere von Beratungsfirmen bei der Strategieableitung und Geschäftsfeldbestimmung Anwendung. Ein weiteres Defizit in der Praxis ist nach der einleitend geschilderten mangelhaften Problem-ursachenanalyse die derzeitig praktizierte Lösungsfindung und -bewertung. Es existieren zwar unzählige Beschreibungen über Verbesserungs- und Lösungskonzepte, die in den einschlägigen Management- und Fachbüchern erläutert sind, wie beispielsweise die Strategieansätze TQM, Kaizen, Six Sigma, Lean-Management und viele weitere mehr, aber auch hierbei fehlt es an systematischen Vorgehensweisen und -methoden; um bestehende Zusammenhänge und Spannungsfelder, zum Beispiel im Bezug auf Wichtigkeit/Dringlichkeit, Chancen, Risiken/Nutzen, Kompetenzen, Machbarkeit, Bedeutung, Potentialangebot, Einnahmen/Ausgaben und vieles andere mehr gleichzeitig zu erkennen, um die richtige Entscheidung aus der Anzahl möglicher Lösungsalternativen zu treffen. Ein Abgleich zu bestehenden Visionen, Missionen, Leitbildern, strategischen Ziel- und bereit initiierten Projekten findet aus den gleichen Gründen ebenfalls kaum statt. Dabei besitzt die Bewertung und Auswahl von Lösungen eine fundamentale Bedeutung für den Erfolg. Sie stellt eine Entscheidungssituation dar, die optimal überwunden werden muss, um das weitere Vorgehen fehlerfrei und verschwendungsfrei zu ermöglichen. Das Wissen um die Konsequenzen möglicher Fehlentscheidungen ist wesentlicher Bestandteil des Entscheidungsprozesses , umso mehr ist es verwunderlich das sich auch hier in der Praxis bisher keine Vorgehensweise durchgesetzt hat, die Chancen und Risiken, Stärken und Schwächen, Aufwand und Nutzen, Eintrittswahrscheinlichkeiten und Auswirkungen mehrdimensional miteinander in Beziehung setzt.

Mehr dazu erfahren Sie auf dem KVP Kongress 2015, Hr. Prof. Binner stellt in einem Vortrag das MITO Modell ausführlich vor.

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Wissen & Lernen

Das potentielle Wissen der Organisation ist das was in den Koepfen der Mitarbeiter ist.

Das eigentliche Wissen der Organisation ist implizit in den Prozessablaeufen!

Lernen ist nichts anderes als Organisationsveraenderung!

 

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