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5S Methode


Die 5S Methode in wenigen Worten

Die 5S Methode ist ein guter Einstieg in das Lean Management und bildet die Grundlage jeglicher Prozessoptimierung. Die Herangehensweise hilft sowohl Arbeitsplatz als auch Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass sämtliche erforderlichen Tätigkeiten optimal ausgeführt werden können. Das wesentliche übergeordnete Ziel ist es, möglichst viel an Verschwendung zu eliminieren.

Ursprung der Methode

Ihren Ursprung hat die 5S Methodik in der Fertigung und wurde maßgebend bei Produktionsprozessen von Toyota entwickelt. 5S fand in den letzten Jahren aber auch immer mehr Verbreitung in Administration, Softwareentwicklung, etc. und besteht aus den namensgebenden 5 Handlungsanweisungen oder Schritten, welche durchaus auch parallel erfolgen können. Ziel ist es, den Arbeitsplatz und dessen Umgebung von allen Überflüssigen Werkzeugen, Gegenständen, Matrialresten, etc. zu befreien und für jeden tatsächlich benötigten Gegenstand einen festen Stellplatz oder Standort zu definieren. Dieser ist dort jederzeit vorzufinden und erspart lästiges Suchen und Unterbrechungen der Arbeitsaläufe (Verschwendung!). Als Ergebnis können so Arbeitsplätze standardisiert werden und Arbeitsabläufe störungsfreier ablaufen.

Die japanischen Begriffe für 5S sind: Seirii, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke.

Umsetzung der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine einfache und schnell durchführbare Vorgehensweise. Bevor wir Ihnen die Vorteile dieses Verfahrens näherbringen, werden wir Ihnen im Folgenden nun zunächst die einzelnen Schritte des 5S-Verfahrens kurz beschreiben:

  1. Sortieren (Seirii) Im ersten Schritt geht es zunächst darum, den Arbeitsplatz und dessen Umfeld zu analysieren. Bei dieser Analyse betrachten Sie sich, welche Gegenstände in welcher Anzahl zur Verfügung stehen. Gleichzeitig beginnen Sie zu sortieren. Versuchen Sie herauszufinden, welche Gegenstände benötigt werden und welche überflüssig sind. Welche Gegenstände müssen Sie auf Anhieb finden, welche Gegenstände benötigen Sie nur unregelmäßig?
  2. Setzen/ Anordnen (Seiton) Nachdem Sie das Wichtige vom Unwichtigen getrennt haben, ist es nun an der Zeit die verbleibenden Gegenstände entsprechend anzuordnen. Hierbei müssen Sie auf eine sinnvolle und effektive Anordnung achten. Damit diese Ordnung auch so bestehen bleibt empfiehlt es sich in vielen Bereichen wie beispielsweise der Produktion oder dem Lager Markierungen einzusetzen. Beschriften Sie die entsprechenden Plätze oder markieren Sie die Positionen mit farblichen Rahmen.
  3. Sauberkeit (Seiso) Auch die Sauberkeit spielt im Arbeitsprozess eine wichtige Rolle. Aus diesem Grund ist es im dritten Schritt Ihre Aufgabe den Arbeitsplatz sowie die Arbeitsumgebung aufzuräumen und sauber zu machen. Abwischen und abstauben machen nicht nur einen guten Eindruck auf Besucher, sondern hilft Ihnen auch dabei, sich wohlzufühlen.
  4. Standardisierung (Seiketsu) Haben Sie einen Arbeitsplatz fertig optimiert, sollte dies als Standard auch auf andere, gleiche oder ähnliche Arbeitsplätze, übertragen werden. Dieser Standard sollte dann an jedem Arbeitsplatz eingehalten und nachverfolgt werden. Damit dies berücksichtigt wird, kann die sogenannte 5-Minuten-Regel eingeführt werden. Bei dieser nimmt sich jeder Mitarbeiter jeden Tag 5 Minuten Zeit, um den Arbeitsplatz aufzuräumen und auf den entsprechenden Standard zurückzusetzen.
  5. Selbstdisziplin (Shitsuke) Das Wichtigste bei der Durchführung der 5S-Methode ist die Selbstdisziplin. Ohne diese wird der Arbeitsplatz und die Umgebung schnell wieder in den „alten“ Zustand zurückfallen. Es kann nicht schaden, die Selbstdisziplin der Mitarbeiter regelmäßig zu kontrollieren. Mit Wettbewerben zum saubersten Arbeitsplatz oder Ähnlichem, können Sie die Motivation der Mitarbeiter weiter anregen.

Vorteile der 5S-Methode

Der wesentliche Vorteil der Methode liegt darin, dass Ihre Mitarbeiter für Unordnung und die damit einhergehende Ineffizienz sensibilisiert werden. Das hat zur Folge, dass Mitarbeiter weniger Zeit mit Tätigkeiten verbringen, die keinen Mehrwert bringen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Durchführung sowie den geringen Kosten. Die 5S-Methode kann zudem als Motivationsanreiz genutzt werden und das Denken der Mitarbeiter langfristig prägen. Arbeitsabläufe können effizienter gestaltet werden und Nebeneffekte, wie Kosteneinsparungen durch minimierte Verschwendungen oder bessere Qualität, erzielt werden.

Fazit

Die 5S-Methode eignet sich optimal als Einstieg in die Prozessoptimierung. Wichtig ist an dieser Stelle, dass die Durchführung dieses Vorgehens nicht einmalig ist. Vielmehr müssen Sie die Methode in Ihre Unternehmenskultur verankern und in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter integrieren. Ein zweiter wichtiger Aspekt ist, dass Sie die Methode gleichermaßen auf alle Mitarbeiter verteilen. Auch das Management sollte an dieser Optimierung beteiligt werden.