Was ist Process Mining?

Autor:

Tobias Rother, GF

Process Mining ist eine an der Universität Eindhoven erforschte Grundlagentechnologie für die Analyse von Geschäftsprozessen.

Bild links: Process Mining Visualisierung eines SAP P2P Prozesses mit Disco von Fluxicon.

Auf die in Datenbanken (z.B. Process Logs von ERP-Systemen) gespeicherten prozessbezogenen Informationen wird ein softwaregestütztes Reverse Engineering-Verfahren angewendet. Dabei werden die tatsächlich ausgeführten Ist-Prozesse rekonstruiert und visualisiert. Im Gegensatz zur klassischen Datenanalyse entstehen dabei nicht eindimensionale Dokumente, sondern mehrdimensionale Prozessbilder.

Neben statistischen Informationen zu Geschäftsprozessen (z.B. Prozessleistungsdaten), bietet Process Mining bildgebende Verfahren zur

1. Visualisierung der tatsächlich im Unternehmen gelebten Ist-Prozesse (Process Discovery)
2. Ermittlung von abweichendem Prozessverhalten (Conformance Checking)
3. Erkennung von Ineffizienzen und potenziellen Risiken (Enhancement)

Motivation für Process Mining

Die Optimierung von Geschäftsprozessen vor dem Hintergrund von Reorganisation, Effizienzsteigerung und Risikoreduzierung ist aus erfolgreichen Unternehmen nicht wegzudenken. Anhand von Best Practices oder Global Process Templates sind neue Geschäftsprozesse schnell definiert. In den letzten Jahren hat jedoch die Komplexität der Unternehmens- und IT-Welt zugenommen. Die Konsequenz: Die Beurteilung der wesentlichen Kriterien von Geschäftsprozessen (Qualität, Zeit und Kosten) wird zunehmend schwieriger.

Das Feststellen der Ist-Prozesse mittels Interviews, Workshops, Selbstaufschreibungen und Schätzverfahren ist aufwendig und teuer. Wesentliche Fragen bleiben bei der Prozessaufnahme häufig unbeantwortet. Mitarbeiterbefragungen und Fragebögen liefern nur eine subjektive Sichtweise auf die jeweilige Arbeitssituation. Eine objektive Grundlage fehlt. Dazu kommt, dass gelebte Geschäftsprozesse sich in der Praxis oft erheblich von dokumentierten Geschäftsprozessen unterscheiden.

Neue Impulse für die Prozessoptimierung

Process Mining unterstützt Unternehmen bei der effektiven Nutzung der in IT-Systemen gespeicherten Daten. Die diagnostische Qualität der Prozessbilder beschleunigt und erleichtert das Erkennen von Risiken sowie unproduktiven Vorgehensweisen im Unternehmen.

Process Mining schafft eine faktenbasierte Grundlage für die Prozessoptimierung. Systemgestützt ermittelte Process Performance Indikatoren machen den Leistungszustand von Geschäftsprozessen quantifizierbar. Eine toolgestützte ERP-Prozessdatenanalyse bietet eine objektiv ermittelte Grundlage für die Bewertung der tatsächlichen Ist-Prozesse.

Process Mining basierte Prozessanalysen bieten Zeit- und Kostenvorteile im Vergleich zur klassischen Prozessaufnahme. Da die manuelle Aufnahme von Daten in den Fachbereichen, die Beobachtung von Abläufen, sowie Selbstaufschreibungen von Mitarbeitern im Grunde genommen entfallen, lassen sich Aufwand und Kosten für die Erhebung von Daten im Unternehmen deutlich reduzieren. Geschäftsprozesse müssen zum Zweck der Analyse im Rahmen von Interviews nicht erhoben werden. Prozesskennzahlen müssen in Workshops nicht geschätzt werden. Das Tagesgeschäft der Mitarbeiter wird im Rahmen Process Mining-basierter Analysen nicht beeinträchtigt.

Process Mining Anwendungsfelder

Am häufigsten wird Process Mining zur Leistungsüberprüfung bestehender Prozesse vor Beginn einer Optimierungsmaßnahme, sowie im Rahmen von kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen eingesetzt. Process Mining bietet damit einen komplementären Ansatz für Prozessverbesserungs-methoden wie Six Sigma, Lean oder Kaizen und leistet einen wertvollen Beitrag im Rahmen der Überprüfung des Verbesserungserfolgs.

Mehr über Process Mining erfahren

Das in mehr als zehn Sprachen verfügbare Process Mining Manifesto des Data Mining Technical Committees (DMTC) der IEEE Computational Intelligence Society, bietet zum Thema Process Mining weiterführende Informationen über Leitsätze, den aktuellen Stand der Forschung und Herausforderungen: https://ieeetfpm.win.tue.nl/doku.php.

Fachartikel über Process Mining am Beispiel eines Beschaffungsprozesses: http://prozessanalyse.org/wp-content/uploads/2014/07/Computergestützte-Prozessprüfunge-Purchase-to-Pay_Accorsi_Rother-1.pdf (Link nicht mehr aktiv)

Die Process Analytics Factory bietet verschiedene praxisorientierte Expertenseminare sowie kostenlose Webinare zum Thema Process Mining: https://www.delicesfraichheure.com/

Autoren:

Urszula Jessen und Tobias Rother, Process Mining ExpertenProcess Analytics Factory, www.prozessanalyse.org

Weiterhin können Sie auch auf dem KVP Kongress 2015 mehr Informationen über Process Mining aus erster Hand erhalten und weiteren spannenden Themen begegnen.