Die Zertifizierungsstellen schicken in der Regel als erstes einen Fragebogen, der als grobes Raster prüft, ob die Grundvoraussetzungen für eine Zertifizierung gegeben sind. Die Fragen sind teilweise nur anzukreuzen oder mit Kurzkommentaren zu beantworten. Wenn die Auswertung und Kommentierung durch den Zertifizierer signifikante Mängel ergibt, hat man wesentliche Teile mit Sicherheit nicht ausreichend bearbeitet.
In einem solchen Fall empfiehlt es sich, den Zeitplan deutlich zu strecken, da man ansonsten das Verfahren mit hoher Sicherheit nicht bestehen kann. Im Normalfall findet man die Inhalte des Fragebogens eher banal, so dass in dieser Stufe des Ablaufs in der Regel keine Verzögerungen eintreten. Bei positivem Verlauf wählt der Zertifizierer den Auditor aus, der dann das erste Gespräch (= Projektgespräch) mit dem Unternehmen führt.
Im Projektgespräch werden die Voraussetzung zur Zertifizierung noch einmal vor Ort geprüft und die Termine und der Umfang der Verfahrensschritte abgesprochen. In diesem wird begrenzt „auditiert“, sicher aber empfehlend und schulend fokussiert, welche Bereiche noch der Ergänzung bedürfen. Das Unternehmen gewinnt gleichzeitig Eindrücke von der Qualifikation und Sachkunde des Auditors. Dadurch entsteht das notwendige gegenseitige Vertrauen, um das Zertifizierungsverfahren erfolgreich abwickeln zu können. Sollte sich zeigen, dass man aus persönlichen Gründen nicht harmoniert, kann man entweder bei einem großen Zertifizierer einen anderen Auditor erbitten bzw. gegebenenfalls an dieser Stelle noch das Unternehmen wechseln.
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